Ajanhallintaa

Kolumni Eparissa 9.5.2012

Osallistuin viikonloppuna koulutukseen jossa käsiteltiin ajanhallintaa. Esittelytekstissä kerrottiin menetelmän sopivan esimerkiksi kiireisille äidielle, joten odotukset kipusivat korkealle. Tiedän ja yritän muistaa ja lohduttaa itseäni sillä, että ihan kaikkea tässä kotiäidin kaaoksessa en voi hallita. Tilanteissa, joissa maitomuki kaatuu juuri puettujen kyläilyvaatteiden päälle, lapsi on piirtänyt kokouspapereihin mustalla tussilla peittäen oleelliset osat tai kakka alkaa haista juuri lähdön hetkellä kun toppahaalarit on saatu päälle, tarvitaan enemmän mielen- kuin ajanhallintaa. On kuitenkin hyvä tietää, miten edes niitä muutamaa seikkaa, joihin voin vaikuttaa, voisi saada järkeistettyä.

Työpajassa käytiin läpi David Allenin kehittelemää Getting things done -menetelmää. Menetelmä perustuu ihan järkevään ajatukseen siitä, kuinka tehtävät tulee ensin käydä läpi kysyen, voinko tehdä tälle jotain. Jos vastaus on ei, on vaihtoehtoina joko deletoida tai arkistoida tehtävä ”ehkä joku päivä”-kansioon. Yksinkertaista. Kyllä vastaukselle oli sitten enemmän vaihtoehtoja. Alle 2 minuuttia vievät tehtävät Allen kehottaa tekemään heti. Jos ei onnistu, niin sitten jaotellaan: seuraavaksi tehtävien listalle, kalenteriin myöhempää hoitoa varten tai jollekin muulle hoidettavaksi. Tehtäviä voi näiden lisäksi jakaa myös niiden kontekstien mukaan, toisten hoitaminen onnistuu vain työpaikalla, kun osan tehtävistä saa tehtyä myös kotona. Olennaisena osana järjestelmään kuuluvat tarkistukset, aina viikottain tehtävistä vuosittaisiin.

Yksi menetelmän ja koulutuksen tärkeimmistä anneista ja opeista oli mielestäni kahden minuutin sääntö. Liian usein tulee lykättyä pieniä asioita tuonnemmaksi, niin kotona kuin esimerkiksi yhdistyshommissakin. Sitten kun ne kasaantuvat, onkin liikaa tekemistä ja soppa valmis. Monien pienellä vaivalla hoituvien hommien suorittaminen samantien helpottaisi varmasti. Okei, nykyisessä elämäntilanteessa tässäkin on omat rajoituksensa. Vaikka kuinka yritän vastata tekstiviesteihin heti ne saatuani, tietävät läheiseni, että usein vastaaminen jää kokonaan. Tämä johtuu yksinkertaisesti siitä, että minut aika usein keskeytetään. Silloin ajatus katkeaa ja kun se muutenkin on hataralla pohjalla, unohtuu kokonaan. Mutta on paljon muita pieniä hommia, jotka voisi hoitaa niiden ilmaantuessa. Jostain täytyy toki kaivaa se motivaatiokin, jota esimerkiksi tiskikoneen tyhjentämiseen ei aina ole helppo löytää.

Ylikuormittumista tämäkään menetelmä ei estä, ellei heti jaotteluvaiheessa jaa omia hommiaan muille. Ei liene keinoa, jolla tehtävänsä saa järjestykseen, jos niitä lähtökohtaisesti on liikaa. Seuraavaksi yöpöydällä lukemista odottaakin Anna Perhon Anna palaa, joka lupaa tarjota ruuhkavuosiin räväkän eloonjäämisstrategian. Ja nyt kun kirjasto menee kesäksi kiinni ja laina-aikaa tuli aina syyskuulle saakka, ehdin luultavasti opuksen lukeakin.